Que tu empresa se vaya a preparar para formar parte de una feria o para un congreso, no es cualquier cosa. Es una gran oportunidad de dar a conocer al mundo tu marca. Y esto no se presenta todos los días, así que necesitas hacer que tu stand brille. Que destaque, y que deje huella.
Lo mismo ocurre con la fotografía de eventos y congresos. Si tu stand lo preparas a conciencia, con el objetivo de que las fotografías que tome el fotógrafo de eventos, las puedas sacar el máximo partido, tu éxito se podrá multiplicar. Es una garantía.
Así que de esto te vamos a hablar hoy. Queremos ayudarte, porque llevamos tantos años en la fotografía para eventos, que podemos darte algunos consejos para preparar tu stand. Y que sea el más fotogénico. Porque si preparas tu stand para que brille delante de nuestras cámaras, las fotografías van a ser esa inversión que sigue dando sus frutos incluso mucho después de que apaguen las luces de la feria o el congreso.
Timeline de preparación para fotografía de ferias y eventos: de 8 semanas antes al día del evento
Imagínate que vas a subir al escenario a dar las gracias por un premio. O para hacer una ponencia. No improvisarías el guion el mismo día, ¿Verdad? Con la fotografía de tu stand pasa lo mismo. Una buena planificación es tu mejor aliada.
8 semanas antes
¿Ya tienes fotógrafos para eventos y congresos? Si aún no, en Barcelona Photographer estamos aquí, muy cerca de ti, para darte un presupuesto que se ajuste a tus necesidades. Para realizar fotografías que impacten a tu audiencia, durante el evento y después. Para que las utilices en catálogos, en prensa, en redes sociales… Una vez tienes el material fotográfico en tus manos, es un gran recurso para próximas campañas de publicidad y de marketing. Y esto lo tenemos muy en cuenta a la hora de realizar cada fotografía.
Y siguiendo con lo que necesitas una vez tengas a tu equipo de fotógrafos, ten en cuenta esto.
- Define qué quieres transmitir, ¿Innovación, cercanía, liderazgo, etc.?
- Alinea a tu equipo de marketing para saber cómo se van a usar esas imágenes. Y a partir de tus objetivos, nuestros fotógrafos sabrán qué tipo de fotografías de eventos realizar.
Si ya sabes la fecha de la feria, reserva ya tu fotógrafo para eventos. Los calendarios vuelan y no puedes dejarlo para lo último.
6 semanas antes
Ya tienes clara la estrategia y al fotógrafo. Ahora es el momento de cuidar la iluminación del stand, y la disposición del espacio del que vayas a disponer.
Habla a fondo con el proveedor que se va a encargar del diseño y la fabricación de tu stand. Que asegure una buena iluminación para las fotografías, y una organización de los puntos estratégicos del stand al detalle.
4 semanas antes
Vas con tiempo. Mientras el stand se fabrica, aprovecha para contactar con el fotógrafo y transmitirle ya de una forma más concreta, lo que vas a necesitar.
Haz una lista de momentos clave de los que necesitas fotografías. Por ejemplo, presentaciones, visitas de clientes importantes, o lanzamientos de producto. Si sabemos todo esto con antelación, estaremos mucho más preparados. A nuestro equipo de fotógrafos no se le escapa nada, así que tranquilo que vas a tener fotografías impecables. Y de los mejores momentos de la feria.
Como consejo, coordina con tu equipo. Con un dress code (código de vestimenta) específico para que se sepa diferenciar en las fotografías, quién pertenece a tu empresa, y quien es un visitante. En la medida de lo posible, esto es un punto a tu favor. Recurre a colores que se alineen con tu imagen corporativa, Y cuida esos pequeños detalles que van a conseguir unificar la imagen.
2 semanas antes
Será ideal que envíes al fotógrafo un render de tu stand. Porque así, teniendo en cuenta todo lo que de forma previa le has comentado que tenga en cuenta para realizar las fotografías, podrá decidir qué ángulos funcionarán mejor.
También, según el horario y el planning del evento, planifica cuándo quieres fotos de equipo, de producto y de interacción con visitantes.
Día del evento
Llega por fin el gran día. Ten todo listo desde la apertura. Los primeros minutos son oro, porque todo está limpio, ordenado y fresco. Si nuestro fotógrafo puede acceder antes de que empiecen a entrar los visitantes, será perfecto para poder realizar algunas fotografías del stand, del equipo o de detalles.
Designa a alguien que pueda estar pendiente de acompañar al fotógrafo por si surgen momentos clave que no estaban previstos y que vale la pena fotografiar. Por ejemplo, si no esperabas la visita de un socio de tu empresa, pero ha aparecido por sorpresa y quieres inmortalizar ese momento.
Un calendario, y alguien que le indique este tipo de cosas inesperadas, no solo facilitan el trabajo al fotógrafo, sino que también asegura que tendrás fotografías que reflejen exactamente lo que quieres contar de tu marca.
Shot-list que convierte: ejemplos por sector para la fotografía de eventos y congresos
La improvisación tiene su encanto. Ahora bien, cuando hablamos de fotografía para ferias, una shot-list clara es la que garantiza que ninguna imagen importante se quede fuera. Nuestra experiencia como fotógrafos en ferias y congresos a nivel nacional e internacional, nos ha hecho aprender esto, entre otras cosas. Confía.
Vamos a darte algunos ejemplos.
Fotografía para ferias de tecnología y telecomunicaciones. Como Mobile World Congress
- Demostraciones en vivo con tu producto.
- Clientes internacionales probando tus soluciones.
- Tu equipo en plena acción explicando novedades.
Fotografías para ferias de turismo y viajes. De las más importantes, FITUR
- La escenografía del stand (mapas, maquetas, experiencias inmersivas).
- Visitantes disfrutando de experiencias sensoriales.
- Retratos profesionales de portavoces listos para notas de prensa.
Fotografías para ferias y congresos de arte, diseño y creatividad, por ejemplo Swab o Estampa
- Primeros planos de detalles, colores y texturas.
- Reacciones de los visitantes: sorpresa, interés, curiosidad.
- Una toma panorámica del stand para mostrar su propuesta visual.
Fotografías en ferias de energía, innovación y smart cities, entre las que está Smart City Expo
- Infografías y mensajes clave del stand.
- Ponencias y mesas redondas en directo.
- Networking con instituciones y empresas líderes.
Iluminación, fondos y flujos de personas
La jornada real que se vive el día, o los días, de la celebración de una feria o de un congreso es intensa. Con luces artificiales, bastante ruido, los pasillos llenos de gente… y, en medio de todo eso, tu stand. ¿Cómo hacer que en las fotos todo se vea limpio y atractivo?
- Iluminación: apuesta por una luz homogénea y difusa que realce tu producto. Evita brillos molestos o sombras que puedan arruinar la toma.
- Fondos: menos es más. Paneles sobrecargados distraen. Un fondo limpio ayuda a centrar la mirada en lo que de verdad importa: tu marca.
- Flujos de personas: en algunos momentos, la multitud transmite éxito. En otros, conviene tener espacios más despejados. Coordinarlo con el fotógrafo es clave.
El truco está en pensar no solo en cómo se verá el stand en directo, sino en cómo quedará inmortalizado en una foto.
Permisos y derechos de imagen
Este tema es importante. Y no se puede olvidar.
Imagina tener las fotos perfectas y no poder usarlas por un tema de permisos. Para evitarlo:
- Visitantes: si aparecen en primer plano, asegúrate de informar que habrá fotógrafos en el evento (cartelería visible suele ser suficiente).
- Equipo interno: habla con tu equipo antes para que todos estén cómodos apareciendo en fotos.
- Organización de la feria: muchas veces es necesario tramitar acreditaciones específicas para el fotógrafo. Nosotros nos encargamos de estas gestiones, pero nunca está de más confirmarlo.
Parece un pequeño detalle. Pero no es así. Porque prever esto te hará ahorrarte dolores de cabeza después.
Entrega exprés y formatos listos para marketing
Sabemos que después de una feria, o mientras se celebra, lo último que quieres es esperar para tener tus fotos. Por eso, en Barcelona Photographer lo hacemos fácil:
- Entrega exprés: seleccionamos y editamos una primera tanda de imágenes para que tengas material casi en tiempo real.
- Formatos optimizados: alta resolución para imprimir, y versiones listas para web, redes sociales y prensa.
- Edición cuidada: más allá del retoque técnico, buscamos que cada foto resalte tu esencia y tu esfuerzo.
Gracias a esto vas a poder hacer notas de prensa, publicar en redes sociales, y más, y todo mientras la feria todavía está en marcha o justo en el mismo día en el que se ha celebrado. La rapidez (o la inmediatez mejor dicho), hoy en día es vital para cualquier empresa.
Si ya sabes a qué feria vas a asistir, pide presupuesto ahora. En Barcelona Photographer estamos aquí para ayudarte a que tu inversión se traduzca en fotografías que transmiten confianza y profesionalidad. Y esa chispa que hace que tu empresa destaque en tu sector.
Te ofrecemos un servicio de fotografía para eventos que va más allá de la calidad técnica y creativa. Súmale a esto empatía, implicación como si fuera de tu propia empresa, y las facilidades que necesitas para que todo salga perfecto. Todo de la mano de un equipo de fotógrafos con experiencia en ferias y congresos de todo el mundo, que habla distintos idiomas y que lidera la fotógrafa internacional Katherin Wermke.
Estamos a tu lado.
